Zgodnie z art. 36 ust. 1 Ustawy o samorządzie gminnym (usg) w sołectwie są dwa organy: uchwałodawczy, jakim jest zebranie wiejskie oraz wykonawczy –  sołtys. W cytowanym wyżej przepisie wskazany został również charakter prawny rady sołeckiej, która posiada jedynie charakter doradczy i nie jest organem jednostki pomocniczej.

Wykonywanie przez sołtysa określonych zadań wskazanych w statucie sołectwa wynikać będzie z zadań rzeczywiście przekazanych przez gminę do sołectwa jako jednostki pomocniczej. Sołtys przede wszystkim będzie organem wykonawczym uchwał zebrania wiejskiego oraz realizował będzie zadania wynikające z przepisów prawa.

Poniżej omówione zostaną wybrane zadania i uprawnienia sołtysa, wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, które to wpływają na funkcjonowanie sołtysów.

Statut gminy 

Bardzo często sołtys pełni funkcję pośrednika pomiędzy organami gminy, a mieszkańcami. Przepis  art. 37a usg wskazuje, że  współpraca ta odbywa się  na zasadach określonych w statucie gminy. W zakres tego udziału nie może wchodzić możliwość głosowania podczas posiedzeń rady gminy. W grę może wchodzić możliwość uczestniczenia w posiedzeniach rady gminy z prawem zabierania głosu, jednak bez prawa udziału w głosowaniu.

Z przepisu art. 37a usg zdanie drugie wynika obowiązek  zawiadamiania sołtysa na takich samych zasadach jak radnych o sesjach rady gminy. Jeżeli ze statutu gminy wynika obowiązek zawiadomienia radnych o sesji i dostarczeniu im określonych dokumentów, to identyczny obowiązek ciąży na przewodniczącym rady gminy w stosunku do sołtysów.

Ustawa o funduszu sołeckim

Do ważnych zadań sołtysów zaliczyć należy czynności, które muszą podejmować na gruncie Ustawy o funduszu sołeckim. Do dnia 31 lipca dostają od wójtów (burmistrzów) informacje o rzeczywistej kwocie funduszu sołeckiego. Kwota funduszu powinna być podana do wiadomości mieszkańców, ponieważ inicjatywa zgłaszania wniosku zawierającego przedsięwzięcia przysługuje sołtysowi, radzie sołeckiej  i  15 mieszkańcom. Nieprzekazanie informacji o kwocie wyliczonego funduszu może pozbawić możliwości inicjatywy podmioty wymienione w Ustawie.

Zgodnie z art. 4 ust. 4 Ustawy o funduszu sołeckim sołtys ma obowiązek przekazania uchwalonego wniosku do dnia 30 września wójtowi (burmistrzowi). Niedochowanie tego terminu powoduje odrzucenie wniosku sołectwa.  Dlatego też sołtysi winni bezwzględnie przestrzegać tego terminu. W przypadku odrzucenia wniosku przez wójta (burmistrza) sołtys ma wyłączne prawo podtrzymania go (w terminie 7 dni) i skierowania do rady gminy. W tym wypadku ustawodawca przewidział możliwość podjęcia decyzji o podtrzymaniu wniosku wyłącznie przez sołtysa, bez zajęcia stanowiska przez zebranie wiejskie.

W zakresie procedury aplikacyjnej o fundusz sołecki zadania sołtysa są istotne, a jego zaniechanie może prowadzić do zaprzepaszczenia funduszu sołeckiego.

Sołtys funkcjonariuszem publicznym

Należy pamiętać, że w przepisie art. 36 ust. 3 usg wskazano, iż sołtys korzysta z ochrony prawnej przysługującej funkcjonariuszom publicznym. Pojęcie funkcjonariusza publicznego zostało zdefiniowane w art. 115 § 13 kodeksu karnego. Jak słusznie zauważył Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 29 października 2002 r., sygn. akt II AKA 258/02 sołtys nie jest funkcjonariuszem państwowym, jednakże przysługuje mu taka sama ochrona prawno-karna, jaka przysługuje funkcjonariuszowi państwowemu.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w opinii odpowiadającej na pytanie czy sołtys jest osobą publiczną w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych i czy jego dane osobowe podlegają ochronie przewidzianej jej przepisami stwierdził,  powołując się na art. 61 Konstytucji oraz Ustawę o dostępie do informacji publicznej, że dane osobowe sołtysa, o ile ściśle wiążą się z pełnioną przez sołtysa rolą publiczną i nie wkraczają w jego prywatność, podlegają ograniczonej ochronie prawnej. Sołtys bądź urząd gminy winien je zatem udostępnić osobom zainteresowanym, zaś sam sołtys powinien mieć świadomość zastosowania przepisów Ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Statut sołectwa

Kształt statutu jednostki pomocniczej ma zasadnicze znaczenie dla funkcjonowania wspólnoty samorządowej znajdującej się w jej obrębie i bezpośrednio wiąże się z ideą funkcjonowania jednostek pomocniczych gminy. Szczegółowa analiza zakresu materii statutowej wraz ze wskazaniem obligatoryjnego zakresu statutów dotyczącego zadań organów wykonawczych zasługuje na osobne omówienie. W tym miejscu należy wspomnieć, że katalog zadań organu wykonawczego, wyznaczony jest przez radę gminy w statucie sołectwa i powinien korespondować z oczekiwaniami i potrzebami mieszkańców jednostki pomocniczej. Zwyczajowo obejmuje on, między innymi, reprezentowanie sołectwa na zewnątrz oraz inicjowanie działań społecznych na jego obszarze.

Jednak współcześnie pełnienie funkcji sołtysa wymaga nie tylko zacięcia społecznikowskiego, lecz coraz częściej konkretnej wiedzy służącej lepszemu wykonywaniu zadań. Jednym z obowiązków sołtysa niewymienianych w statutach sołectw, na który zwracają uwagę sołtysi jest konieczność stałego podnoszenia swoich kwalifikacji – także w obszarze uregulowań prawnych.

Nadzór i kontrola nad działalnością organu wykonawczego sołectwa uregulowany winien być w statucie sołectwa zgodnie z art.  35 ust.  3 pkt 5 usg. Wykonywanie czynności nadzoru i kontroli przypisane zostało tylko i wyłącznie organom gminy. Organy gminy nie mogą upoważnić w tym zakresie żadnego innego podmiotu.

Inkaso

Często w statutach sołectw wśród zadań sołtysa błędnie wymienia się zbieranie podatków. Należy zaznaczyć, iż tzw. inkaso nie należy do obowiązków sołtysa, tak wyrok NSA z dnia 11 stycznia 2008 roku (sygn. akt II FSK 1526/06). Powierzenie inkasa powinno mieć formę uchwały rady gminy wskazującej imiennie osobę inkasenta. Przed podjęciem uchwały rada gminy winna jest uzyskać zgodę inkasenta, w tym przypadku sołtysa. Zgodnie z przywołanym orzeczeniem NSA uchwała organu stanowiącego gminy nie może być uzupełniana dodatkowymi umowami cywilno-prawnymi, nie mają one bowiem podstawy prawnej.

Sołectwo nie ma osobowości prawnej, a co za tym idzie samodzielnej zdolności do czynności materialnoprawnych. Ustawa o funduszu sołeckim reguluje wiele kwestii związanych z czynnościami podejmowanymi przez sołtysa w związku z przedsięwzięciami mającymi miejsce na obszarze sołectwa. Przepisy statutów sołectw regulują kwestie szczegółowe dotyczące obowiązków sołtysa, do których może należeć również sprawowanie zarządu i gospodarowanie składnikami mienia, które gmina przekazała sołectwu do wykorzystania.

Powyższe, jak i pozostałe kwestie dotyczące praw i obowiązków sołtysa regulują akty prawa miejscowego i wyłącznie w ich zakresie mogą występować organy jednostki pomocniczej. Aby rzetelnie wykonywać obowiązki organu wykonawczego jednostki pomocniczej gminy, osoba sprawująca funkcję sołtysa winna znać oba wymienione akty prawne. Zasada pomocniczości zawarta w Konstytucji RP wskazuje,  że przy wykonywaniu zadań sołtys ma prawo liczyć na pomoc organów gminy, zaś w jego bieżącej pracy funkcję doradczą pełni rada sołecka.

Powyższy tekst ukazał się w numerze 13 dwutygodnika samorządowego „Wspólnota”